0 PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

4.1. Pendekatan Sistem

PENDAHULUAN

Jika ditinjau dari sejarah perkembangan ilmu administrasi konsep sistem memang relatif baru. Konsep ini muncul sebagai reaksi terhadap teori administrasi klasik yang terlalu menekankan pembagian tugas dalam melaksanakan suatu program. Menyadari bahwa suatu organisasi pada dasarnya dibentuk oleh sekelompok manusia yang berinteraksi satu sama lain, maka munculah teori hubungan manusia serta teori perilaku yang merupakan dasar dari teori sistem. Teori ini makin banyak dipergunakan, termasuk ke dalamnya pengggunaan dalam bidang administrasi kesehatan. Dibentuknya suatu sistem pada dasarnya adalah untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Jika berbagai fungsi dan perangkat yang diperlukan untuk mencapai tujuan disusun sedemikian rupa sehingga secara keseluruhan membentuk suatu sistem tertentu, maka cara kegiatan ini dikenal dengan nama pendekatan sistem.

Suksesnya suatu organisasi dalam mengemban misinya sangat tergantung kepada seorang pemimpin yang lebih efektif, dalam arti kata dapat dan lebih mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, untuk itu diperlukan suatu informasi. Salah satu kemajuan yang dicapai saat ini adalah kemajuan dalam pengembangan sistem informasi pada umumnya dan khususnya dalam bidang kesehatan yang dikenal dengan istilah Sistem Informasi Kesehatan yaitu suatu sistem yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam organisasi kesehatan. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya.

Model Dasar Sistem : masukan, pengolahan dan keluaran adalah cocok bagi kasus sistem informasi yang paling sederhana. Oleh karena itu pengetahuan sistem dan pendekatan sistem dasar untuk mempelajari sistem informasi kesehatan adalah mutlak perlu.

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seripenilaiandalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :

1.Mengenalikontroversi.
2.Menimbangklaimalternatif.
3.Membentuk penilaian.

PEMBAHASAN

Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan 

Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasitiapalternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala:

1. Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll. 

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

STRUKTURMASALAH

1. Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. 

2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan system

 

1.Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan

menyediakanorientasi sistem

2. Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian

memahaminya.

3. Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya,

memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak

lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. 

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan

pendekatan sistem.

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah :

1.      Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

2.      Mengenal sistem lingkungan

3.      Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2.Usahadefinisi Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah) :

1.Bergerakdaritingkatsistem ke subsistem
2.Menganalisisbagiansistemdalam suatu urutan tertentu

Usahapemecahan Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
 

 Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi

bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan

menggunakan informasi.

Merasakan masalah (problem solving styles) Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal

gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah:  

1.Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & mengangga

semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan

informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

2.Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak

menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3.Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan

mencarinya.

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles) Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

1. Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan

menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

2. Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian

menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalamorganisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles) Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah:

1. Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti

suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

2. Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetap

menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

KESIMPULAN

Untuk memahami pendekatan sistem, kita harus memahami sistem yaitu suatu kesatuan yang utuh yang terdiri dari bagian-bagian yang saling bergantung satu sama lain dan saling mempengaruhi yang secara sadar dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam menghadapi masalah yang kompleks, kita gunakan pendekatan sistem yaitu upaya untuk memecahkan masalah secara menyeluruh dengan analisa sistem.

Ada beberapa langkah analisa sistem, yang kesemuanya ini dapat kita terapkan dalam pemecahan masalah yang kita hadapi. Pemahaman sistem dan pendekatan sistem adalah mutlak perlu untuk mempelajari dan memahami sistem informasi kesehatan.

SUMBER

1. Azwar Azrul (1988). Administrasi Kesehatan.
2.Adiwardana, Andreas S (1988). Sistem Informasi Manajemen.
3. E. Kast, Frenant & Rozenweig, James E (1985). Organization and Management.
4.Level,Samuel & Loomba N. Paul. Health Care Administration.