2 PERENCANAAN MANAJEMEN UMUM

PERENCANAAN

  A. PROSES PERENCANAAN

1. Pengertian Perencanaan

Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.

Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:

1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Empat Tahap Dasar Perencanaan

 Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini  : 

1. Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif. 
2. Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi 
3. Tahap 3 :Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan  
4. Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuanTahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

2. Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.

3. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.

4. Faktor Waktu dan Perencanaan

Perencanaan  merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.

Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.

Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.

Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.

Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.

Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.

Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.

Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.

Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.

Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut: 

1. Policy.
2. Prosedur.
3. Progress (kemajuan).
4. Program.

Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:

1. Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :

1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
4. Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
5. Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.

B. PENERAPAN TUJUAN

1. MISI dan TUJUAN ORGANISASI

Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi.

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misiorganisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dariorganisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan2.
2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagaikolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.

FUNGSI TUJUAN 

1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang.Fungsi     tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yangharus dan tidak harus dilakukan
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akanmemberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancanganorganisasi

2. MANAGEMEN BY OBJECTIVE ( MBO )

 Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.

  Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

Sistem Management By Objective Yang Efektif

1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

Kebaikan dan Kelemahan MBO

Kebaikan :

• Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
• Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
• Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
• Membuat proses evaluasi.

Kelemahan :

• Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
• Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.

Unsur-unsur Efektivitas MBO

1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.

C. PEMBUAT KEPUTUSAN

1. TIPE-TIPE KEPUTUSAN

Tipe-tipe keputusan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:

1. Keputusan-keputusan yang di program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan berulang-ulang.
2. Keputusan-keputusan yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.
3. Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya untuk masa depan atau masa yang akan datang.

3 macam keputusan-keputusan kepastian, resiko dan ketidak pastian.

1. Dalam kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapat mengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akan datang sebab tersedia informasi yang akurat, terpecaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.
2. Dalam kondisi resiko/risk, bahwa manajer mengetahui besarnya probabilitas kemungkinan hasil ,tetapi informasi yang lengkap tidak tersedia.
3. Kondisi ke tidak pastian (uncertainty),bahwa manajer tidak dapat mengetahui probabilitas dan tidak mengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritis dan yang paling menarik.keputusan dapat diambil dengan menggunakan metode kuantitatif(perhitungan statistik) untuk mengantisipasidan memperkirakannya.

2. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN :

1. Pemahaman dan perumusan masalah,bahwa setiap keputusan harus dapt dipahami dengan perumusan masalah yang tepat dan akurat.
2. Pengumpulan dan analisa yang relevan,bahwa setiap pengumpulan keputusan harus mempunyai analisa yang relevan dan nyata dalam pengambilan keputusan.
3. Pengembangan alternatif-alternatif ,bahwa setiap pengembangan keputusan-keputusan dalam perumusan dan pengumpulan data harus dikembangkan secara alternatif-alternatif suatu keputusan.
4. Evaluasi alternatif-alternatif,bahwa setiap mengevaluasi suatu keputusan harus dengan komposisi,data yamg lengkap dan seimbang.
5. Pemilihan alternatif terbaik,bahwa setiap pemilihan suatu keputusan harus dengan konsep-konsep data alternatif yang terbaik.
6. Implementasi keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai perlengkapan yang matang dalam mengambil suatu keputusan.
7. Evaluasi hasil-hasil keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai hasil-hasil yang akurat ,analisa yang tepat.yang nantinya dapat di evaluasi dan di kembangkan kembali sehingga menjadi hasil yang memuaskan.

Sumber:http://kodokoala.blogspot.com/2012/10/proses-perencanaan-penetapan-tujuan-dan.html#ixzz2B7dsehgu