1 MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

PENDAHULUAN

Informasi yang semakin deras mengalir membuat setiap informasi harus diatur dengan baik agar tidak berantakan dan tercecer, termasuk dengan sumber informasi yang masuk ke dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Manajemen berbagai sumber informasi dapat dilakukan dengan bantuan alat elektronik berupa komputer. Dalam pembahasan ini akan dibahas bagaimana mengatur berbagai sumber informasi.
 

PEMBAHASAN

10.1. Berbagai Pandangan Tentang IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama. “Ia mengidentifikasi sumber informasi yang meliputi: informasi, hardware pemrosesan, software pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.

10.2. Informasi Sebagai Sumber Strategis

Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif adalah informasi.

10.3. Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.

10.4. Manajemen dan Strategi End User Computing

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.
 

Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
 

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.

JENIS END-USER

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis.
 

End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
 

User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.

Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.

Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
 

Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

Strategi End User Computing

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.

KESIMPULAN

Pada Manajement Sumber Informasi berbasis computer ini kita bisa mengetahui berbagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

SUMBER

1. http://yudianto01.wordpress.com

2. http://ipoen.blogspot.com

0 SIKLUS HIDUP SISTEM

PENDAHULUAN 

Kita dapat mendefinisikan siklus hidup system sebagai proses evolusi yang terjadi dalam pengimplementasikan system atau subsisitem informasi berdasarkan computer.Istilah SLC biasanya juga digunakan yaitu SLDC yang merupakan kepanjangan dari system development life cycle(siklus hidup pengembangan system).Ada kesepakatan umum dari para ahli system computer yaitu bahwa siklus hidup sistem adalah deskripsi dari tugas implementasi yang akurat yang harus dilakukan.

PEMBAHASAN

9.1. Dasar  Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer

Implementasi CBIS atau subsistem utama merupakan aktivitas yang berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak,uang dan peralatan dalam jumlah besar dan waktu yang panjang.Proyek CBIS bias membutuhkan sumber  yang banyak seperti pengembangan produk baru atau pembangunan gedung baru.

9.2. Siklus Hidup Sistem

Salah satu aset perusahaan yang paling berharga saat ini adalah sistem informasi yang responsif dan berorientasi pada pengguna. Sistem yang baik dapat meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, audit atas pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Disamping itu saat ini kesadaraan atas pentingnya pengendalian sistem informasi di kalangan manajemen perusahaan semakin tinggi.

Fase Perencanaan

Menunjukan setiap langkah yang harus dilakukan dan mengidentifikasi tanggung jawab manajer  dan spesialis informasi dalam hal ini adalah analis system.

Fase Analisis dan Disain

Bila perencanaan telah dilakukan dan mekanisme pengontrolan telah ditetapkan lalu dilanjutkan ke fase analisis dan disain. Face inin untuk menganalisa setiap proyek yang kita buat.

Fase Implementasi

Pada point ini,desain ha darnya berada pada kertas.Ia merupakan model dari system yang direncanakan.Sekarang perlu mengubah model tersebut menjadi system fisik.Implementasi adalah akuisisi dan integrasi dari sumber fisik yan g menghasilkan system yang bekerja.

Fase Operasi

Segera sesudah operasi penggantian yaitu jika system baru sudah terpasang maka dilakukanlah postimplementation review(tinjauan post implementasi untuk mengevaluasi sejauh mana system tersebut memenuhi criteria penampilan.Secara ideal tinjauan ini sebaiknya dilakukan oleh pihak ketiga misalnya auditor EDP atau konsultan.

10.3. Prototyping

Prototip memberikan ide kepada pembangun dan calon pemakai mengenai system dalam bentuk lengkapnya nanti akan berfungsi.Proses prototip disebut prototyping dan dalam hal ini paling cocok diterapkan untuk situasi dimana pemakai tidak mengetahui sepenuhnya mengenai apa yang ia inginkan.

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

1. KONTROL PROSES PENGEMBANGAN

Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana :

1.1 Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala

 1.2 Fase Analisis & Disain
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS

1.3 Fase Implementasi
Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS

1.4 Fase Operasi & Kontrol
Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

2. KONTROL DESAIN SISTEM

Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

2.1 Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber
2.2 Permulaan Dokumentasi Sumber
Perancangan dokumentasi
Pemerolehan dokumentasi
Kepastian keamanan dokumen

2.3 Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa

2.4 Pembuatan Input Komputer
Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses
2.5 Penanganan Kesalahan
Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg
telah dikoreksi ke record entry
2.6 Penyimpanan Dokumen Sumber
Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi
bagaimana dapat dikeluarkan

3. KONTROL PENGOPERASIAN SISTEM

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan
keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan
menjadi 5 area :

3.1 Struktur organisasional
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,
Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya
mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

3.2 Kontrol perpustakaan
Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana
didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan
media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses
perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3.3 Pemeliharaan Peralatan
Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer
(CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang
terjadwal / yang tak terjadwal.

3.4 Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.

3.5 Perencanaan disaster
3.5.1 Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan
3.5.2 Rencana Backup
Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.
3.5.3 Rencana Record Penting
Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan
3.5.4 Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas
komunikasi da pasokan-pasokan.

4. MENGAMANKAN SUMBER DAYA INFORMASI

Perusahaan melakukan investasi besar dalam sumber daya informasinya
Sumber daya tersebar di seluruh organisasi dan tiap manajer bertanggungjawab atas sumber daya yang berada di areanya, membuat mereka aman dari akses yang tidak sah.

KESIMPULAN

Tahap Analisis dan desain adalah studi mengenai system yang dilakukan oleh analis system.Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Dalam tahap analisis, dilakukan pengujian alternatif pemecahan permasalahan berdasarkan kriteria dan batasan-batasan. Analisis merupakan pusat dari semua proses perkembangan. Sedangkan desain (sintesis) merupakan hasil dari sistem baru dan juga dapat dikatakan sebagai pemecahan yang optimum atas sejumlah kebutuhan penting dari suatu set pada keadaan khusus.

Pada tahap pelaksanaan melibatkan semua spesialis informasi yang menyusun sumber yang diperlukan. Pelaksanaan atau Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya adalah:
 

1. Merencanakan penerapan: sebelum sistem baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem.
2. Mengumumkan penerapan: proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti penelitian sistem. Tujuannya untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama pegawai.
3. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras: rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposa.
4. Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak: dapat membuat sendiri oleh programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem atau menggunakan perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software).
5. DBA bertanggungjawab untuk kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database.
6. Menyiapkan fasilitas fisik: fasilitas di sini adalah lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb.
7. Mendidik peserta dan pemakai: baik peserta (operator pemasukan data, pegawai coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan sebaiknya setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.
8. Masuk ke sistem baru: proses menggantikan sistem lama ke sistem baru disebut cutover. Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilot project), serentak, bertahap, dan paralel.
9. Mengganti dengan sistem baru: Proses penghentian penggunaan sistem lama dan memulai penggunaan sistem baru disebut cutover.
 

SUMBER

 1. http://va33.blogspot.com/2010/12/dasar-perencanaan-sistem-informasi.html

 2. http://shymphonyatnight.blogspot.com/2011/01/pentingnya-pengendalian-sistem.html

0 KEAMANAN DAN KONTROL SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

Pengendalian yang dimaksud dalam makalah ini adalah sejauh mana pengendalian aplikasi mempunyai peran dalam mencegah dan mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan  . Sebuah pengendalian dikatakan berhasil ketika kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir.
Betapa pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat,tidak boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang berkualitas dan berguna bagi pemakainya. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya.

Pendekatan sistem adalah suatu prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan informasi

PEMBAHASAN 

8.1.  Pentingnya Pengendalian Sistem Informasi 

Pengendalian yang dimaksud dalam makalah ini adalah sejauh mana pengendalian aplikasi mempunyai peran dalam mencegah dan mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan  . Sebuah pengendalian dikatakan berhasil ketika kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir.

Betapa pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat , tidak boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang berkualitas dan berguna bagi pemakainya. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya.

Pendekatan sistem adalah suatu prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan informasi. 

1. I. Pengendalian dalam sistem

Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali  akan beroperasi dalam batas  toleransi yang telah ditentukan.

Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.

Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.

Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :

1. suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
2. suatu ukuran prestasi aktual.
3. suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
4. suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
5. suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.

II. Pengertian Sistem

Sistem informasi dengan pendekatan sistem manusia/mesin akan memadukan dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur mesin. Sistem manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan sistem mesin atau komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik.

Dengan memadukan dua sistem dengan karakter yang berbeda; maka akan terjadi saling mengisi dan saling melengkapi, sehingga bila salah satu sistem tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan; meskipun dalam pelaksanaannya terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua unsur tersebut.

Untuk lebih memahami karakteristik sistem dengan segala seluk-beluk yang terdapat di dalamnya, dilakukan dengan pengunsuran (factoring), dengan demikian akan dapat diketahui sampai bagian-bagian yang sekecil-kecilnya. Dalam menganalisis sistem yang besar dengan jumlah subsistem dan interface yang sangat banyak, akan sangat rumit dilakukan, Untuk menyederhanakan sistem yang besar itu biasa dilaksanakan dengan simplifikasi dan pemisahan.

Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan. Model dasarnya adalah masukan, pengolahan, dan keluaran, tetapi dapat pula dikembangkan hingga menyertakan pula penyimpanan. Sistem dapat terbuka atau tertutup, tetapi sistem informasi biasanya adalah sistem terbuka, berarti menerima beberapa masukan tak terkendali dari lingkunganya.

Beberapa jenis sistem adalah :

1. Sistem Deterministik dan Probabilistik

Disebut deterministik jika sebuah sistem beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat.

Disebut probabilistik jika sistem masih ada kemungkinan-kemungkinan dan ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.

2. Sistem Tertutup dan Terbuka

Sistem tertutup tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungannya.

Sistem terbuka mengadakan penukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya.

3. Sistem Manusia/ Mesin

Ada berbagai kemungkinan untuk mengadakan kombinasi antara manusia dan mesin . sistem manusia/mesin dapat mengandalkan mesin dan memakai manusia hanya sebagai monitor atau operasi mesin. Atau pada ekstrim lain, sebuah sistem dapat menekankan pada manusia sehingga mesin hanya melaksanakan peran pendukung seperti menyediakan perhitungan atau mencari data.

III. Pengertian  Informasi

Terdapat perbedaan tentang pengertian informasi dalam percakapan sehari-hari dengan yang digunakan pada sistem informasi manajemen. Pada sistem informasi, istilah informasi mempunyai karakter tersendiri, diantaranya memiliki nilai dalam prosses pengambilan keputusan. Sehubungan dengan itu informasi dapat diartikan sebagai data mentah, data tersusun, atau kapasitas sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi dapat memperkaya penyajian, atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya.

Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan melalui sebuah keputusan. Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di atas, maka informasi dalam SIM dapat didefinisikan sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yang akan datang.

Suatu informasi bisa merupakan bahan jadi bagi pengambil keputusan tahapan tertentu, tetapi bisa pula merupakan bahan mentah bagi pengambil keputusan untuk tahapan berikutnya.

Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian system informasi adalah sebagai berikut : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

 Informasi, dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.

Adapun fungsi-fungsi  informasi adalah sebagai berikut :

1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai
2. Untuk mengurangi ketidakpastian  dalam proses pengambilan keputusan  pemakai
3. Menggambarkan  keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

IV. Jenis-jenis sistem informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis. Oleh sebab itu jenis sistem informasi adalah sebagai berikut : Transaction Processing System (TPS) berfungsi pada level organisasi; Office Automation System (OAS) dan pendukung Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level knowledge. Sistem-sistem pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi Manajemen (SIM), dan Decision Support System(DSS). Sistem ahli  menerapkan keahlian pembatasan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur. Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support System  (ESS), Group Decision Support System (GDSS), dan yang lebih umum dijelaskan sebagai Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) yang membantu para pembuat keputusan untuk beranekaragaman organisasi tak terstruktur atau semi terstruktur.

1. Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.

Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.

2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)

Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan  organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing.

Knowledge Work System (KWS)   mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sisitem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.

Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal.

4. Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM tradisional.

8.2.Tugas Pengendalian dalam Sistem Informasi Berbasis Komputer

Untuk berfungsi secara efektif dan efisien, sebuah business harus mempunyai sistem informasi manajemen yang valid, akurat, lengkap, tepat waktu dan tepat guna. Dengan demikian manajemen, aktor yang menjadi pemegang peranan penting dari keberhasilan sesuatu perusahaan, dapat mengambil keputusan yang optimal berdasarkan informasi yang dapat diandalkan. Sesuai dengan laju perkembangan teknologi informasi, sistem informasi manajemen masa kini pada umumnya telah didukung oleh komputer di dalam suatu kegiatan usaha adalah sangat tergantung pada situasi dan kondisi dari masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang tidak bisa berfungsi sama sekali kalau komputernya macet, karena memekai sistem informasi manajemen yang sangat bergantung pada komputer (computer dominant firm); dan ada pula perusahaan yang tetap bisa beroperasi seperti biasa, meskipun komputernya musnah terkena bencana, sebab sistem informasi manajemennya memang kurang bergantung pada peran komputer (computer minor firm). 

Kontrol proses pengembangan

Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana
 

1. Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala
 

2. Fase Analisis & Disain
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS
 

3. Fase Implementasi
Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS
 

4. Fase Operasi & Kontrol
Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

Kontrol disain sistem

Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan,
mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.
Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau
manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

I. Permulaan Transaksi (Transaction Origination)Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber
 

1. Permulaan Dokumentasi Sumber
A. Perancangan dokumentasi
B. Pemerolehan dokumentasi
C. Kepastian keamanan dokumen

2. Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa

3. Pembuatan Input Komputer
Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses

4. Penanganan Kesalahan
Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg
telah dikoreksi ke record entry

5. Penyimpanan Dokumen Sumber
Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi
bagaimana dapat dikeluarkan

Kontrol pengoperasian sistem

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan
keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan
menjadi 5 area :

1. Struktur organisasional
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,
Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya
mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

2. Kontrol perpustakaan
Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana
didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan
media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses
perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3. Pemeliharaan Peralatan
Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer
(CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang
terjadwal / yang tak terjadwal.

4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang
computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan
penguncian ruang peralatan dan komputer.

5. Perencanaan disaster
i. Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan
ii. Rencana Backup
Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika
terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.
iii. Rencana Record Penting

Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan
kopi duplikat.
iv. Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas
komunikasi da pasokan-pasokan.

MENGAMANKAN SUMBER DAYA INFORMASI
Perusahaan melakukan investasi besar dalam sumber daya informasinya
Sumber daya tersebar di seluruh organisasi dan tiap manajer bertanggungjawab atas
sumber daya yang berada di areanya, membuat mereka aman dari akses yang tidak
sah
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-13
Noviyanto, ST Halaman 4

KEAMANAN SISTEM
Tujuan Keamanan Sistem (System Security)

1. Kerahasiaan
Perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari pengungkapan kepada
orang-orang yang tidak berhak

2. Ketersediaan
Tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yg berwenang untuk
menggunakannya terutama bagi subsistem CBIS yang berorientasi informasi SIM, DSS
dan SP

3. Integritas
Semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang
diwakilinya

ANCAMAN KEAMANAN

1. Pengungkapan tidak sah dan pencurian
Jika database dan software tersedia bagi orangorang yang tidak berwenang untuk
mendapatkan aksesnya, hasilnya dapat berupa kehilangan informasi

2. Penggunaan tidak sah
Orang-orang yang biasanya tidak berhak menggunakan sumber daya perusahaan

3. Penghancuran tidak sah dan penolakan jasa Orang dapat merusak / menghancurkan
hardware dan software menyebabkan terhentinya operasi komputer perusahaan

4. Modifikasi tidak sah

5. Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan disebabkan oleh sotware yang merusak
yang terdiri dari program lengkap/segmen kode yg melaksanakan fungsi yang tidak
dikehendaki pemilik system

Dasar untuk keamanan terhadap ancaman oleh oangorang yang tidak berwenang adalah
pengendalian akses karena jika orang tidak berwenang ditolak aksesnya ke sumber daya
informasi, perusakan tidak dapat dilakukan

PENGENDALIAN AKSES

1. Identifikasi pemakai (User Identification)
Pemakai mula-mula mengidentifikasi diri sendiri dengan menyediakan sesuatu yang
diketahuinya seperti kata sandi

2. Pembuktian keaslian pemakai (User Authentication)
Pemakai membuktikan haknya atas akses dengan menyediakan sesuatu yang
menunjukkan bahwa dialah orangnya, seperti tanda tangan

3. Otorisasi pemakai (User Authorization)
User Identification dan User Authentication menggunakan profil pemakai / penjelasan
mengenai pemakai yang berwenang User Authorization menggunakan file
pengendalian akses yang menentukan tingkat-tingkat akses yang tersedia untuk tiap
pemakai

Suatu AUDIT LOG disimpan untuk semua kegiatan pengendalian akses seperti tanggal,
jam serta identifikasi terminal. LOG digunakan untuk menyiapkan laporan keamanan.

KESIMPULAN

Keamanan adalah proteksi/perlindungan sumber-sumber fisik dan konseptual dari bahaya alam dan manusia. 6 cara untuk menembus keamanan data dan Informasi yaitu ACCIDENTAL & INTERNATIONAL yang masing-masing terdiri dari modification, destruction & dislosure. Pengendalian Sistem Informasi yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.  Tujuan pengontrolan adalah untuk memastikan bahwa CBIS telah diimplementasikan seperti yang direncanakan, system beroperasi seperti yang dikehendaki, dan operasi tetap dalam keadaan aman dari penyalahgunaan atau gangguan Properti Sistem Yang Memberikan Keamanan.

SUMBER

1. http://chochokye.wordpress.com/2009/12/19/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi-2/
2. http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_8000/title_keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/
3. http://akhmad-wildan.blogspot.com/2009/12/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi.html
4. http://priambodo666.wordpress.com/2009/12/17/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/ 
5. http://mayahapsari.wordpress.com/2011/10/25/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/