11 PENGERTIAN DAN DEFINISI PROSEDUR

11.2 Prosedur

Setelah menguraikan tentang  definisi sistem secara umum, maka kita perlu membedakan antara sistem dan prosedur. Inilah beberapa definisi atau penjelasan menurut para ahli :

1.      Menurut Mulyadi (2001:5) mendefinisikan :

“ Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Didalam suatu sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur dimana prosedur-prosedur itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatnya jika terjadi perubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedur-prosedur yang lain”.

2.      Menurut Zaki Baridwan (1990:3) :

“ Prosedur merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.”

3.      Menurut Richard F. Neuschel (1971) yang dikutip oleh  Yogiyanto (1996:4) mendefinisikan:

“ Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan kegiatan klerikal   ( tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi “.

4.      Lebih  lanjut Jerry Fitz Gerald dkk (1981) yang dikutip oleh  Yogiyanto (1996:5) mendefinisikan:

“ Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya “.

5.      Dalam definisi sistem akuntansi, Mulyadi (2001:3) menyebutkan:

” Formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi, sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur” .

Karena prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal, sedangkan kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar maka kegiatan yang dilakukan adalah : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah dan membandingkan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur artinya bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa prosedur yang menjadi satu kesatuan yang memiliki kertkaitan satu dengan lainnya.

0 PENGERTIAN DAN DEFINISI SISTEM

11.1 Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Adapula beberapa pengertian sistem menurut para ahli, yaitu dari :

1. L. James Havery

“ Sistem merupakan prosedur logis dan rasional guna melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.”

2. Kamus Besar Bahasa Indonesia

1. Perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas pencernaan makanan, pernapasan, dan peredaran darah di tubuh.
2. Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dsb. Contoh: pemerintahan negara (demokrasi, totaliter, parlementer, dsb);
3. Metode. Contoh: pendidikan (klasikal, individual, dsb)

3. Gordon B. Davis

“ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan maksud.”

4. Salisbury

“ Sistem adalah sekelompok bagian atau komponen-komponen yang bekerja sama sebagai suatu kesatuan fungsi.”

5. John Mc Manama

“ Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.”

6. Ludwig Von Bartalanfy

“ Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.”

7. Indrajid

“ Sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.”

8. C.W. Churchman

“ Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan dengan selaras dan harmonis untuk melaksanakan seperangkat pada tujuan.”

9. Andri Kristanto

“ Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

10. Webster’s Unabridged

“ Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.”

11. Pilecki

“ Sistem adalah sekumpulan objek dan menghubungkan objek itu dengan atributnya atau dengan kata lain, sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari sejumlah bagian-bagian, atribut dari bagian dan hubungan antara bagian dengan atribut.”

12. J.C. Hinggins

“ Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.”

13. Anatol Raporot

“ Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.”

14. Robert Allen dan Mark Victor Hansen

“ Sistem adalah prosedur yang terorganisir dan mapan yang membuahkan hasil.”

15. Edgar F. Huse dan James L. Bowdict

“ Sistem merupakan suatu seri atau rangkaian beberapa bagian yang berhubungan dan bergantung sedemikian rupa, hingga menimbulkan interaksi dan saling pengaruh.”

16. O’brien

“ Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.”

17. Bertalanffy

“ Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.”

18. Djekky R. Djoht

“ Sistem adalah agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan.”

19. L. Ackof

“ Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.”

20. Jogianto

“ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

21. Azhar Susanto

“ Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.”

22. Zulkufli A.M.

“ Sistem adalah himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, dan saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.”

23. Umar Fahmi Achmadi

“ Sistem adalah tatanan yang menggambarkan adanya rangkaian berbagai komponen yang memiliki hubungan serta tujuan bersama secara serasi, terkoordinasi yang bekerja atau berjalan dalam rangka waktu tertentu dan terencana.”

24. Koentjaraningrat

“ Sistem adalah susunan yang berfungsi dan bergerak.”

25. Mulyadi

“ Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan antara satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”

1 MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

PENDAHULUAN

Informasi yang semakin deras mengalir membuat setiap informasi harus diatur dengan baik agar tidak berantakan dan tercecer, termasuk dengan sumber informasi yang masuk ke dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Manajemen berbagai sumber informasi dapat dilakukan dengan bantuan alat elektronik berupa komputer. Dalam pembahasan ini akan dibahas bagaimana mengatur berbagai sumber informasi.
 

PEMBAHASAN

10.1. Berbagai Pandangan Tentang IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama. “Ia mengidentifikasi sumber informasi yang meliputi: informasi, hardware pemrosesan, software pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.

10.2. Informasi Sebagai Sumber Strategis

Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif adalah informasi.

10.3. Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.

10.4. Manajemen dan Strategi End User Computing

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.
 

Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
 

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.

JENIS END-USER

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis.
 

End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
 

User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.

Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.

Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
 

Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

Strategi End User Computing

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.

KESIMPULAN

Pada Manajement Sumber Informasi berbasis computer ini kita bisa mengetahui berbagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

SUMBER

1. http://yudianto01.wordpress.com

2. http://ipoen.blogspot.com